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RGPD pour les sociétés de formation : Tout savoir !

Découvrez comment protéger les données personnelles de vos apprenants grâce à notre guide complet sur la conformité RGPD pour les sociétés et organismes de formation.

Secteur de la formation et RGPD

📕 Dans le domaine de la formation, où les données personnelles sont systématiquement collectées et traitées, la conformité au RGPD est essentielle pour protéger la vie privée des apprenants. Voici les étapes importantes pour se mettre en conformité avec le RGPD dans le domaine de la formation.

5 Points clés pour se mettre en conformité dans le domaine de la formation

🎯 Assurez-vous que vos outils respectent les règles du RGPD

🥇 Le premier point clé est de s’assurer que tous les outils de formation que vous utilisez, qu’ils soient disponibles sur le marché ou développés en interne, respectent les principes de protection des données du RGPD. Cela signifie que les outils de formation doivent être conçus pour assurer la sécurité des données personnelles collectées et traitées. Les données doivent être collectées de manière claire et transparente. De plus, les apprenants doivent donner leur consentement explicite avant que des données personnelles ne soient collectées ou traitées.

Si l’outil vient du marché, il est primordial de contrôler sa conformité avec le RGPD et la conformité du prestataire. En effet, ils ont accès à vos données et sont donc vos sous-traitants. Si l’outil est développé en interne, il est important de réaliser un audit (ou privacy by design) pour s’assurer que l’outil est conforme. 🏆

📄 Pour le RGPD et la CNIL vous êtes un sous-traitant et le DPA est obligatoire

Le deuxième point clé concerne la sous-traitance. En formant des gens qui travaillent dans une entreprise, vous devenez sous-traitant au sens du RGPD. Il devient donc obligatoire de mettre les mentions dans vos CGV. Cela atteste de la responsabilité des données traitées. Vous aurez à traiter des audits de clients et des documents à renseigner. C’est le deuxième point clé pour sa conformité. le RGPD est un sujet qui peut accélérer ou freiner le business. 💥

✨ Il est important d’avoir des accords de sous-traitance conformes au RGPD avec tous les sous-traitants impliqués dans la formation. Cela inclut les fournisseurs de services tels que les fournisseurs de plateformes d’apprentissage en ligne, les fournisseurs de services cloud, les éditeurs de logiciels, les sociétés de marketing et les agences de recrutement. Les accords de sous-traitance doivent préciser les finalités de la collecte et du traitement des données personnelles.

Formation RGPD - Dipeeo

🚀 Prospection commerciale : respectez les règles du RGPD

📃 Le troisième point clé est le suivant : La conformité avec le règlement nécessite le respect des règles de prospection commerciale. Cela inclut notamment l’obtention du consentement explicite des personnes avant d’envoyer des messages de prospection commerciale. Les entreprises de formation doivent obtenir le consentement explicite des apprenants avant de les inclure dans leur liste de diffusion ou de leur envoyer des messages de prospection. Les apprenants doivent également avoir la possibilité de se désabonner à tout moment.

Pour plus d’informations concernant le RGPD et la prospection commerciale, consultez notre guide ici. 📕 

✒️ Mettez vous en conformité au niveau RH et sensibilisez vos équipes

Pour respecter le quatrième point clé et pour être en conformité avec le règlement, les processus RH doivent maintenir la conformité avec le RGPD, en particulier en ce qui concerne les données personnelles des employés. Les entreprises de formation doivent s’assurer que les données personnelles des employés et des apprenants sont collectées et traitées conformément à la réglementation. Les employés et les apprenants doivent être informés des données collectées, de leur finalité et de leurs droits en matière de protection des données. 📲

De plus, pour éviter une fuite ou une violation de données, vous devez sensibiliser vos employés afin qu’ils respectent eux aussi le RGPD, mais à leur niveau. Concrètement, cela implique de supprimer les CV des candidats du bureau des ordinateurs après 3 ans, ou encore d’enregistrer chaque document ou fichier sur un cloud. ☁️

🔎 Assurez-vous que vos prestataires techniques sont conformes avec le RGPD

🔐 Le cinquième point clé est de s’assurer de la sécurité des données personnelles. Il est impératif de s’assurer de la conformité avec le RGPD de tous les prestataires qui traitent les données des clients et des employés. Les entreprises de formation doivent s’assurer que les prestataires externes et les prestataires qui traitent les données personnelles de leurs clients respectent les règles du RGPD. Les entreprises de formation doivent s’assurer que les prestataires ont mis en place toutes les mesures nécessaires pour respecter le RGPD et pour protéger les informations personnelles.

Exemple de société dans le domaine de la formation

Mehdi Saoud

Directeur Administratif et Financier | Livementor

“En tant qu’organisme de formation , nous sommes ravis (et désormais sereins) concernant l’accompagnement de DIPEEO au sujet de notre mise en conformité RGPD.
La thématique n’est pourtant pas simple de premier abord, mais la plateforme DIPEEO et l’accompagnement complémentaire de qualité rend le chantier agréable.
Nous ne pouvons que recommander. “

🧑‍🏫 Livementor est une plateforme de formation en ligne qui propose une variété de cours et de programmes de formation professionnelle. Elle propose également des services de coaching personnalisé pour aider les apprenants à atteindre leurs objectifs professionnels.

Elle traite des données personnelles sensibles de ses apprenants, telles que les noms, les adresses e-mail, les adresses IP et les informations de paiement. Les données sont collectées lors de l’inscription des apprenants à des cours en ligne, lors de l’utilisation de la plateforme et des services de coaching personnalisé, ainsi que lors de l’achat de cours en ligne.

En se mettant en conformité avec le RGPD, Livementor a pu assurer à ses apprenants la protection de leur vie privée et la sécurité de leurs données personnelles, renforçant ainsi la confiance de ses clients et améliorant sa réputation en tant que fournisseur de services de formation en ligne fiable. 📚

3 avantages principaux d'une mise en conformité avec le RGPD

🎯 Gagner des appels d'offres en vous mettant en conformité

De nombreuses entreprises recherchent des fournisseurs de services qui sont conformes au RGPD. En se mettant en conformité avec le RGPD, les entreprises de formation peuvent avoir un avantage concurrentiel en étant considérées comme des fournisseurs de services de confiance qui respectent les normes de protection de la vie privée. En effet, certains prestataires exigent la conformité avec le règlement ! 🪙

🔔 En se mettant en conformité avec le RGPD, les entreprises de formation peuvent éviter des sanctions et des amendes potentiellement coûteuses. En effet, la CNIL (Commission Nationale de l’informatique et des libertés) peut infliger des amendes allant jusqu’à 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires annuel mondial, selon le montant le plus élevé. Les entreprises de formation qui ne respectent pas les règles du RGPD peuvent également faire face à des réclamations en dommages et intérêts de la part des apprenants dont les données ont été compromises. La conformité avec le RGPD peut donc également aider à éviter ces risques financiers importants.

🔐 Réduire les risques de fuite de données et de violation de données

🔐 Les entreprises de formation traitent souvent des données personnelles sensibles telles que les noms, les adresses e-mail et les informations de paiement. La non-conformité au RGPD peut entraîner des fuites de données et des violations de la vie privée des apprenants, ce qui peut avoir des conséquences financières et de réputation importantes pour l’entreprise. La conformité au RGPD peut aider à réduire ces risques.

Formation RGPD - Dipeeo

🏆 Améliorer la réputation de l'entreprise et renforcer la confiance des apprenants et des clients

😎 La conformité au RGPD peut aider à renforcer la réputation de l’entreprise en matière de protection de la vie privée et de sécurité des données. Les entreprises de formation qui respectent les normes de protection de la vie privée peuvent être considérées comme des entreprises responsables et soucieuses de la confidentialité de leurs apprenants.

De plus, cela renforce également la confiance de leurs apprenants en matière de protection de la vie privée et de sécurité des données. Les apprenants sont de plus en plus conscients de l’importance de la protection de leurs données personnelles et recherchent des entreprises de formation qui prennent cette question au sérieux. ✨

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