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Durées de conservation des données personnelles

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Recueil des durées de conservation des données personnelles ⭐

📌 Les données personnelles ne peuvent être conservées que pour une durée limitée qui est fixée soit légalement (ex: lois, décrets, règlements), soit directement par l’autorité française de contrôle, la CNIL, via des recommandations, normes simplifiées, etc.

Il s’agit certainement du chantier le plus périlleux et le plus complexe à mettre en œuvre puisqu’il implique une sensibilisation et une formation en interne des services concernés.

✅ Fort heureusement, de plus en plus de “logiciels métiers”, notamment dans le secteur des ressources humaines, commencent enfin à proposer des outils permettant de respecter les durées de conservation de manière automatique.

😯 Néanmoins, non seulement cela n’est pas toujours le cas mais, de plus, de nombreux doutes peuvent subsister au quotidien de manière opérationnelle sur les durées de conservation applicables.

📜 Dans cette page vous allez pouvoir consulter l’intégralité des durées de conservation qui s’appliquent dans les domaines des Ressources  Humaines, de la Prospection Commerciale et du Marketing, de la Comptabilité et des documents sociaux.

Toutes les dernières réformes et prises de position de la CNIL du 1er janvier 2020 ont été prises en considération. 

Ressources Humaines

Activités de traitement Détails du traitement Durées d'utilisation Durée de prescription Références légales
Absences
NA
Pendant la durée du contrat de travail ou de mission
5 ans à compter du départ du collaborateur
Norme simplifiée n°42 de la CNIL
Accidents du travail
NA
Pendant la durée de la gestion de l’accident
5 ans à compter du départ du collaborateur
Article D4711-3 du Code du travail
Annuaire
NA
Durée du contrat de travail ou de prestation de service du personnel mis à disposition
NA
Norme simplifiée n°46 de la CNIL
Charges sociales
URSSAF, retraite, prévoyance, etc.
Pendant le traitement des charges sociales
3 ans à compter de la fin de l'année civile au titre de laquelle les charges sont dues
Article L244-3 du Code de la sécurité sociale
Demandes RGPD
NA
Pendant la durée de la prise en compte de la demande
5 ans à compter de la réponse à la demande
Article 2224 du Code civil
Frais
Transports, voyages, etc.
Pendant la durée de traitement du paiement des frais
5 ans
Article 2224 du Code civil

Marketing et Prospection Commerciale

Activités de traitement Détails du traitement Durées d'utilisation Durée de prescription Références légales
Chatbots
NA
3 ans à compter du dernier contact
NA
Norme simplifiée n°48 de la CNIL
Contrat conclu par voie électronique
Pour les contrats de plus de 120 euros uniquement
Pendant toute la durée de la relation commerciale
10 ans
Article L213-1 du Code de la consommation et article D213-2 du Code de la consommation
Contrat conclu par voie papier
NA
Pendant toute la durée de la relation commerciale
5 ans
Article L110-4 du Code de commerce
Cookies
Mesures d’audience
13 mois maximum à compter de l’installation des “cookies” sur le terminal
NA
Délibération n°2020-092 du 17 septembre 2020 de la CNIL
CRM
Fiches clients
Pendant la durée de la relation commerciale
5 ans
Article L110-4 du Code du commerce
Cryptogamme des cartes bancaires (CVV2)
NA
Interdiction de conservation de ces données
NA
Article 5 du RGPD et délibération n° 03- 034 du 19 juin 2003 de la CNIL

Comptabilité et facturation

Activités de traitement Détails du traitement Durées d'utilisation Durée de prescription Références légales
Correspondances commerciales
Bons de commande, bons de livraison, etc.
Pendant toute la durée de traitement de la demande
10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable
Article L123-22 du Code du commerce et Norme simplifiée n°48 de la CNIL
Facturation des clients
Factures, devis, etc.
Pendant toute la durée de traitement de la demande
10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable
Article L123-22 du Code du commerce et Norme simplifiée n°48 de la CNIL
Livres et registres comptables
NA
Pendant toute la durée de traitement de la comptabilité
10 ans à compter de la clôture du livre ou du registre
Article L123-22 du Code du commerce

Vie de l'entreprise

Activités de traitement Détails du traitement Durées d'utilisation Durée de prescription Références légales
Convocations, feuilles de présence et pouvoirs
NA
3 ans
NA
"Article L235-9 du Code de commerce"
Ordres et registres de mouvements de titres
NA
5 ans
NA
Article 2224 du Code civil
Procès-verbaux
NA
5 ans à compter du dernier procès-verbal enregistré
NA
Article 2224 du Code civil
Rapport de la Direction
NA
3 ans
NA
"Article L235-9 du Code de commerce"
Rapport des commissaires au compte
NA
3 ans
NA
"Article L235-9 du Code de commerce"
Statuts
NA
5 ans à compter de la radiation
NA
Article 2224 du Code civil

Sécurité et Services Généraux

Activités de traitement Détails du traitement Durées d'utilisation Durée de prescription Références légales
Accès aux locaux
NA
Période d’accès aux locaux
3 mois à compter de l’accès
Norme simplifiée n°42 de la CNIL
Appels téléphoniques
NA
6 mois concernant l’historique des appels
NA
https://www.cnil.fr/sites/default/files/atoms/files/travail-vie_privee.pdf
Données de connexion à internet
(ex : adresse IP, logs, etc.)
1 an
NA
Décret n°2011-219 du 25 février 2011r
Messagerie électronique
NA
6 mois concernant l’historique de connexion
NA
https://www.cnil.fr/sites/default/files/atoms/files/travail-vie_privee.pdf
Relevés téléphoniques
NA
1 an
NA
L34-2 du Code des postes et des communications électroniques
Utilisation d’internet
NA
6 mois concernant l’historique de connexion
NA
https://www.cnil.fr/sites/default/files/atoms/files/travail-vie_privee.pdf
Vidéoprotection
NA
Pendant la durée de l’enregistrement et de la visualisation
1 mois à compter de l’enregistrement
Loi 95-73 du 21-01-1995

⚠ Cette liste n'est pas exhaustive

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