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Autorisation de l'utilisation d'une adresse mail en B2B et B2C

Utilisation d'une adresse mail

Pour avoir l'autorisation de l'utilisation d'une adresse mail, il faut respecter le consentement préalable, les sources, la durée de conservation, le droit à l'opposition, etc. Ces règles peuvent être différente en B2B et en B2C.

Utilisation d'adresse mail en B2B ⭐

Contrairement aux autres pays comme l’Allemagne qui demande un double Opt in en B2B et en B2C, en France, la prospection commerciale, comme l’utilisation d’une adresse mail est assez permissive en B2B.

Un consentement préalable
est-il nécessaire en B2B ?

En B2B, il n’y a pas besoin de consentement préalable pour utiliser une adresse mail. C’est-à-dire que vous n’avez pas besoin d’un accord préalable d’un prospect pour lui envoyer un courrier électronique. Il n’y a donc pas d’Opt in, mais cependant quelques règles à respecter.

C’est pourtant une croyance très répondue jusque dans la communauté de DPO. Notamment à cause d’articles erronés sur le sujet ou bien qui mentionnent que l’Opt in est « préférable ». ⭐

Autorisation utilisation adresses mails - Dipeeo

Les prospects doivent-ils être informés qu’ils sont prospectés en B2B ?

🚀 L’une des règles à respecter en B2B lorsque vous voulez utiliser une adresse mail pour prospecter est d’informer vos prospects. Donc il faut les informer de l’utilisation et du traitement de leurs données personnelles. Vous devez le faire pour chaque mail envoyé. Voici un exemple de la manière dont on peut informer les prospects :

”  Cet email ainsi que toutes ses pièces jointes sont confidentiels et sont protégés par le secret professionnel.  Si vous recevez ce message par erreur, merci de le détruire et d’en avertir immédiatement l’expéditeur. Toute reproduction, divulgation, ou utilisation, même partielle, de son contenu est strictement interdite. Nous avons obtenu vos coordonnées i) directement par vous ii) par l’intermédiaire d’informations publiques (ex : salon et site internet) iii) par l’intermédiaire des réseaux sociaux  (ex : Linkedin) ou encore iv) via des outils autorisés par la CNIL (ex : Drop contact), conformément aux dispositions de l’article L34-5 du CPCE et aux directives de la CNIL. Pour ne plus recevoir de messages sur nos dernières offres et promotions, envoyez “stop” par email à contact@dipeeo.com. Vous pouvez également demander l’accès à vos données et l’arrêt des traitements de données personnelles à des fins de prospection commerciale à la même adresse. Pour plus d’informations sur la manière dont vos données sont collectées, vous pouvez consulter notre politique de confidentialité. “

Dois-je informer les prospects de la source
des données personnelles
que je détiens sur eux ?

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La deuxième règle à respecter en B2B lorsque vous voulez utiliser une adresse mail est de donner les sources aux prospects. C’est-à-dire que vous devez expliquer comment vous avez obtenu l’adresse mail du prospect. Ainsi, Il faut bien s’assurer que les données personnelles ont été collectées légalement, comme par l’intermédiaire d’informations publiques, par les réseaux sociaux ou par des outils autorisés par la CNIL. ✨

Dois-je mettre en place un droit à l'opposition ?

La troisième règle à respecter en B2B lorsque vous voulez prospecter est de permettre à vos prospects de se désabonner. Ce qui implique que vous devez mettre en place un bouton pour se désabonner dans un mail. Mais attention, ce n’est pas le seul moyen ! Par exemple, vous pouvez demander aux prospects d’envoyer « STOP » sur une boite spécifique pour ne plus recevoir un mail. Par ailleurs, vous avez un délai d’un mois pour traiter une demande de désabonnement ou d’Opt out.

⚠ Attention, vous ne devez plus envoyer de mail à ces prospects ! Pour cela, il est conseillé de supprimer les données personnelles en plus tel que le numéro de téléphone ou l’adresse et de conserver uniquement les données personnelles comme le nom, prénom, et adresse mail pour les classer dans un dossier « Opt out ». Cela permet de garder une trace de l’Opt out, mais cela vous permet également de ne pas envoyer une seconde fois des mails à ces prospects.

Peut-on envoyer un mail à n’importe qui ?

🏆 Il y a bien une règle importante à respecter lorsque vous faites de la prospection commerciale. Vous devez vous assurer que la personne à qui vous envoyer un mail a un lien avec votre activité. Par exemple, si vous vendez de la farine, vous pouvez envoyer un mail de prospection qu’aux professionnels qui ont besoin de farine).

Donc, Il convient de cibler vos campagnes de prospections pour éviter de prendre ce risque.

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Quelle est la durée de conservation d'une adresse mail B2B ?

En B2B, il n’y a pas de limites de conservation de données. Donc vous pouvez utiliser une adresse mail sauf pour ceux qui ont demandé un Opt out.

De même, les interprétations sur le sujet sont multiples. On peut lire que la durée de conservation est de trois ans. Toutefois, l’utilisation d’adresse mail B2B étant libre et sans consentement préalable, cette durée devient caduque et peut se renouveler. ⭐

Pouvez-vous utiliser une adresse mail générique ?

Les mails génériques (type info@societe.fr, contact@societe.fr ou commande@societe.fr) ne sont pas des données personnelles puisqu’elles ne contiennent aucune information au sujet d’un individu.

Le RGPD ne s’applique pas aux emails génériques. Vous pouvez donc les utiliser pour réaliser de la prospection.

📣 Il est toutefois recommandé de respecter les demandes de désinscription pour préserver votre réputation.

Pouvez-vous utiliser une adresse mail disponible sur l'espace public en B2B ?

Vous avez le droit d’utiliser une adresse mail public sans consentement préalable/sans Opt in en B2B. Comme cité précédemment, les mails doivent être obtenus sur des sites web publics, de réseaux sociaux comme LinkedIn, ou encore d’outils conforme RGPD qui permettent d’obtenir une adresse mail de manière légale. ✨

Est-il possible d'acheter ou de louer une adresse mail en B2B ?

✉ En B2B, il est autorisé d’acheter ou louer des bases de données auprès d’un tiers contenant des adresses mails pour les utiliser. Vous devez cependant respecter les règles citées au-dessus.

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Utilisation d'adresse mail en B2C ✨

En B2C, l’utilisation d’une adresse mail est plus restrictive. Il est donc plus difficile d’envoyer des emails à des particuliers.

Un consentement préalable est-il nécessaire en B2C ?

Il faut un consentement préalable pour collecter et pour l’utilisation d’une adresse mail en B2C. Vous devez recueillir un accord préalable d’un prospect pour lui envoyer un courrier électronique de prospection commerciale. Il est recommandé de mettre en place une case à cocher, par exemple, sur un site web qui stipule : « J’accepte que mes informations soient utilisées pour de la prospection commerciale ».

📣 D’après la CNIL, ce consentement doit être libre, spécifique, éclairé et univoque.

Cependant, il y a des exceptions ! Vous avez le droit d’utiliser l’adresse mail d’une personne si elle est déjà cliente de votre entreprise ou que vous proposez des produits ou services similaires de votre entreprise.

La deuxième exception lorsque vous utilisez une adresse mail, c’est la nature de l’email. Si la nature de l’email n’est pas commerciale, vous pouvez l’utiliser. Par exemple, un mail de nature caritative.

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Les prospects doivent-ils être informés qu’ils sont prospectés en B2C ?

Comme en B2B, vous devez informer vos prospects que vous utilisez et traitez leurs données personnelles. Vous devez le faire pour chaque mail envoyé.

Dois-je informer les prospects de la source des
données personnelles
que je détiens sur eux ?

Il est primordial d’informer aux prospects de la source de collecte de ses données personnelles car c’est obligatoire.

✅ Une base de données de client ou de prospect « B2C » contenant des adresses mails se constitue de différentes manières : locations de bases, prospections, ventes à des clients, webinaires, programmes de fidélité, publicités, etc.

Quelle est la durée de conservation d'une adresse mail en B2C ?

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⏰ La durée de conservation des données personnelles en B2C est de 3 ans à compter du dernier contact. Après ce délai, vous n’avez plus l’autorisation d’utiliser l’adresse mail de ce prospect. À chaque fois que vous contactez une personne par mail, ce délai se remet à zéro et vous pouvez le recontacter pendant 3 ans.

Concernant les personnes pour lesquelles la durée de conservation arrive à échéance, vous pouvez envoyer un mail aux prospects concernés pour leur demander s’ils acceptent que leurs données soient encore utilisées et traitées. Si oui, vous pourrez utiliser leurs adresses mails.

Dois-je mettre en place un droit à l'opposition ?

Pouvez-vous utiliser une adresse mail disponible sur l'espace public en B2C ?

⚠ Contrairement au B2B, vous n’avez pas le droit de collecter une adresse mail sur les sites publics, les réseaux sociaux ou grâce aux outils autorisés. Vous devez obligatoirement avoir le consentement d’un prospect pour utiliser son adresse mail et lui envoyer un courrier électronique de prospection commerciale.

Autorisation utilisation adresses mails - Dipeeo

Est-il possible d'acheter ou de louer une adresse mail en B2C ?

En B2C, vous avez le droit d’acheter ou de louer des adresses mails, mais il y a une condition à respecter ! Les prospects doivent préalablement consentir à ce que leurs données personnelles soient utilisées et traitées à des fins de prospection commerciale. ✉

De ce fait, vous devez vous assurer que votre vendeur ou loueur de base de données peut prouver que les prospects ont bien donné leurs consentements.

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